A gestão de documentos é, sem dúvidas, um dos grandes desafios das empresas e instituições que lidam diariamente com muitos papéis. Isso acontece porque encontrar documentos de forma rápida e eficiente em meio a tantos arquivos físicos, muitas vezes, é uma missão complexa. Ciente disso, a Fundação Energia e Saneamento criou um sistema completo de gestão de arquivos que tem o objetivo de sistematizar, racionalizar e acessar de forma segura as informações de acervos arquivísticos, bibliográficos e museológicos.

A instituição acumula expertise na gestão de documentos, há mais de vinte anos, em empresas de diversos segmentos e portes, inclusive bibliotecas e museus.  “A gestão documental oferece muitos benefícios para as instituições, mas os principais são o ganho de espaço físico e a eficiência na consulta a informações de qualquer local. Além disso, a digitalização de documentos representa muita praticidade para o atendimento a auditorias, a fiscalização e processos judiciais”, conta Eneida Labaki, Coordenadora da Área de Projetos Especiais  da instituição.

Gestão Documental

Para que o processo seja implementado de maneira eficiente, a equipe da Fundação analisa a estrutura de funcionamento da empresa por meio de entrevistas, estudos das atividades realizadas pelo cliente e a produção documental existente. 

A seguir, é verificado o volume de documentos do acervo e suas respectivas condições de armazenamento e conservação. Feito isso, são estabelecidos métodos para a organização dos documentos (físicos e digitais). 

A Fundação também oferece orientação acerca dos registros físicos e digitais que podem ser descartados ou que devem ser armazenados durante o período exigido em legislações vigentes, com a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos que norteará a guarda e o descarte de documentos de forma segura. “Sem falar na questão da deterioração do acervo impresso. Papéis exigem manuseio e armazenamento adequados para que sua durabilidade não seja comprometida”, acrescenta Eneida.

No caso de documentos correntes ou históricos, a digitalização de acervos pode significar mais qualidade na gestão do tempo e, principalmente, redução do risco de extravio ou perda de arquivos importantes. Trata-se de uma questão de segurança para a instituição.

No entanto, de acordo com Rita Martins, diretora executiva da Fundação, a gestão documental é mais que um aliado para as empresas ou instituições: “O foco da gestão documental agrega valor ao relacionamento com clientes internos e externos. Uma empresa pode, por exemplo, ter a necessidade de organizar documentos referentes à gestão de pessoas, informações contábeis ou processos jurídicos. Em outras palavras, todo o material impresso ou não de uma companhia ou instituição pode ser organizado de forma criteriosa por meio da gestão documental”. 

A Fundação Energia e Saneamento tem as melhores soluções do mercado em gestão de documentos. Para mais informações, entre em contato pelo (11) 96408-8317 (também WhatsApp) ou  no email documentacao@energiaesaneamento.org.br. Acesse https://www.energiaesaneamento.org.br/

Sobre a Fundação Energia e Saneamento

Desde 1998, a Fundação Energia e Saneamento inspira pessoas sobre o valor da água e energia para a vida, por meio da pesquisa, preservação e divulgação do patrimônio histórico e cultural dos setores de energia e de saneamento ambiental. Atuando em várias regiões do Estado de São Paulo por meio das unidades do Museu da Energia (São Paulo, Itu e Salesópolis), realiza ações culturais e educativas que reforçam conceitos de cidadania e incentivam o uso responsável de recursos naturais.

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Restauração do acervo Divulgação

Documentação Pixa bay